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成功寓廈管理必備條件

1)依法成立管理組織 公寓大廈管理條例規定,社區大樓必須依法召開區分所有權人會議並以民主方式通過規約,成立管理組織向主管機關報備;才擁有完整獨立的法律地位、獲得法律的保障與行政機關的協助。因此社區大樓成功經營的前提就是依法成立管理組織,讓管理與政府公權力接軌。 (2)訂定完整有效的規約 規約不僅是公寓大廈管理組織成立與運作的依據,也是規範社區大樓住戶間權利義務關係的最高規臬。不僅如此,對於社區大樓管理運作機制而言,規約是法律以外的第二層保障;其功能在延伸法律的不足,滿足公寓大廈的個別需要。 公寓大廈在管理組織運作之前,就應該妥善考量日後管理組織運作的規則與住戶行為限制,並將有必要明確訂定的權利義務關係與作業規範一一擬妥放進規約;才能發揮周延完備的管理機能。 (3)建立公共事務決策機制 公寓大廈成立管理組織的目的,就是要有效率地處理各項公共事務。區分所有權人推選代表組成管理委員會並授與適當的決策權力。以便在各種狀況發生時,在最短的時間內做成決策進行處置。 倘若社區大樓未建立處理公共事務的章法或決策過程中欠缺節制,就有可能會造成住戶生活上的不便甚至傷害到住戶權益。因此公寓大廈管理組織必須在法律規定、充份授權與監督制衡之間求取均衡,建立起能兼顧處理公眾事務的靈活彈性與維護公眾權益的決策機制。 (4)訂定公平合理的管理費收取標準 管理費收取標準是許多公寓大廈爭執糾紛的根源,特別是提供空屋優惠的社區大樓,住戶和管理委員會往往為了空屋的認定標準與起算日期爭執不休、大傷和氣。 其實,只要落實使用者付費的公平原則,事前詳細探討分析各種費用實際的使用狀況再訂定公平合理的分攤方式,所有因管理費收取標準所引發的衝突都可以預先避免。 (5)打造優質溝通機制 把溝通做好,許多社區大樓的衝突爭紛都會自動消弭於無形。公寓大廈的管理規定本身無法叫住戶自動遵守配合,必須靠人傳達與執行。因此將各種管理規定與公共事務決策制定的背景或考量因素在最適當的時機,由特定的人以適當的媒介傳達給需要知道的人,是所有社區大樓必須優先解決的重要課題。 (6)簡單完善的財務處理方法 公共基金的收入與支出處理是社區大樓所有管理作業中最耗費時間、程序最複雜與技術困難度最高的工作項目。財務作業要是沒處理好,容易影響到住戶對管理委員會的支持和信任。 社區大樓要把財務管理工作做好並不困難,只要先選擇好適當的會計作業方法與規劃完善的作業流程,力求財務報表的簡單表達與完整地訊息揭露;再利用電腦儲存大量資料與快速搜尋運算的功能代替人力進行計算,財務管理工作就自然能做的清清楚楚又輕輕鬆鬆。 (7)人性化管理 公寓大廈管理規範的對象是人,執行管理事務的也是人,因此任何管理措施如果在實施前沒有充份考量各種人性因素所可能造成的影響,最後終將步上失敗的命運。 人性有光明的一面,也有陰暗的角落。人嚮往榮耀肯定、樂意分享助人,但人性裡卻又同時存在了猜疑、懶散、澆薄等劣質成份。公寓大廈成員之間如果建立起相互尊重信任的互動關係,將會帶動全體住戶共同發揮人性中優良的特質,形成良性循環發展。反之如果住戶們彼此存在猜忌懷疑、營私勾結,翻攪出人性中自私、貪婪等劣質因素,將原本應用於建設互助的精力轉作敵對內耗,社區大樓發展將難以避免墮入惡性循環,所有的成員都將變成輸家。 唯有以人為中心,規劃以人性為本的管理制度和作業方式,管理才有成功的可能。 1)高效率的會議決議過程 會議是公寓大廈公共事務決策過程中缺乏效率但卻又不可或缺的必要程序,會議必須要有特定人數在特定的時間內到達特定的地點才能順利召開。而會而不議、議而不決、決而不行又更是社會上屢見不鮮的共通現象。 公寓大廈會議的功能就在於要形成決議,而要能夠順利達成有效決議,管理委員會必須在事前做好完善的規劃和充分的準備,並在會議進行過程中正確妥善的運用議事規則,才能強化會議效率、提升公共事務決策品質。 (2)透明公開的採購發包過程 社會大眾經常戴著有色眼鏡來看待公共事務的採購發包,公寓大廈管理委員會為了避嫌通常選擇最便宜的貨品或服務,其結果是不但可能犧牲掉公共利益,還不見得能得到住戶的肯定支持。 要去除住戶對採購發包圖私營利的疑慮,管理委員會必須使採購發包的作業全程公開透明,讓所有的住戶都有機會了解進而參與採購發包的進行。此外,管理委員會還應推動正確的消費觀念與培養長期合作的配合廠商,讓社區大樓的採購發包作業成為住戶可以信賴參與的共同事務 (3)住戶違法行為處理 公寓大廈住戶發生違反法律或規約規定行為的背後所代表的意義是其他住戶的權益受到侵害,管理委員會如果沒有立即加以阻止,容易引起其他住戶的跟進傚仿。連鎖反應會導致社區管理賴以運作的公正精神全面潰散。扼殺住戶自我節制與相互尊重的優良風氣。 管理委員會平日就應該多加強對限制住戶行為相關法令規定的溝通宣導,在面臨住戶違反法律或規定時,必須當機立斷立即依法進行制止與催告。才能真正地建立公平精神,有效維護社區大樓良好的生活品質。 (4)選任專業的管理服務人 選任好的管理服務人是管理委員會的基本權力,也是管理委員會的重要責任。 在現今高度分工的社會裡,絕大多數的工作都需要由具備專業能力與資格的人,借助專業的作業工具並依照特定的程序來完成。非專業人員從事專業性工作不僅事倍功半,更由於缺乏職業上的責任壓力、往往造成意想不到的反效果或後遺症。 管理委員會是社區大樓專司決策的頭腦,需要手腳的幫忙配合才能夠順利完成各項管理工作。理想的公寓大廈管理模式,是由具備專業能力的管理服務人員在管理委員會的授權與監督指導下依照標準化的作業程序處理各項管理事務,充份發揮服務工作效率與分工制衡的管理機能。 (1)完善的系統化文書管理 社區大樓在執行管理作業過程當中會產生許多作業憑證和管理報表必須加以保存,另外許多重要的公共文件也需要妥善保管以備日後使用。文書管理的目的就在於防止遺失以及未來文件有需要參考的時候可以在最短時間內找出取用。 任何文件都具有時效性,當文件保存價值消失,就應該進行淘汰銷毀,留著不但佔據擺放空間,反而會增加處理上的困難並影響尋找其他有用文件的速度。 公寓大廈對文件必須建立系統化的文書管理方法,妥善規劃憑證與文件產生後的存放與分類的原則並定期實施清點作廢。 (2)健全的管理費收取措施 管理費是社區大樓管理事務運作的動力來源,管理費若不能順利收取,會嚴重影響其他管理維護工作的推展,導致管理機能的惡化喪失。 公寓大廈規約中應明訂相關處罰規定,讓不按時繳交甚至惡意積欠管理費的住戶負擔懲罰性滯納金與所有催討行政法律相關作業支出,以發揮預先嚇阻的功效。 在執行層面,管理委員會應做到以下幾點: 1. 運用良好的溝通機制,讓住戶了解按時繳納管理費的重要性 2. 隨時公佈公共基金收支狀況與未按時繳交管理費住戶名單 3. 提供多種便利的繳費方式 4. 提供未進住區分所有權人重要的社區大樓資訊,加強管理組織與未進住區分所有權人的溝通聯繫。 (3)強化公共安全維護 安全是生活的基本需要,透過良好的管理,社區大樓可以有效提高防護機能、確實保障住戶居住安全。 社區大樓應執行以下管理維護作業以強化住戶公共安全維護: 1.確實掌握住戶動態、實施門禁管制、臨時停車管理與機動巡邏 2.定期實施防火避難通道安全準備檢查,維護建築物正常防火避難功能 3.確實執行消防安全設備保養維護,確保安全設備功能正常 4.實施裝修工程管理,避免裝修時變更建築物結構造成公眾安全的威脅。 (4)公告管理 公告是公寓大廈管理委員會向住戶傳達訊息的重要溝通工具,也是管理措施與作業處理的重要憑證。公告管理應注重傳達效果與內容的完整記錄。 每一張公告都要編配獨立且連續的文號,註明公告開始與結束的日期。管理服務人執行張貼與取下公告時都必須在公告上簽名並註明執行的時間。 良好管理的公告,不但可以作為管理委員會處理住戶違規行為執行書面催告的憑證,更是系統化保存管理作業記錄的最佳工具。 (5)公共財產管理 社區大樓多多少少會有些屬於全體住戶共有的公共財產,如果沒有加以完整記錄、標示及定期清點,時間一久就會和私人的物品混在一塊難以確認歸屬,公器私用甚至於惡意侵占的行為都終將難以防範。公寓大廈需要具備一套管理公共財產的良好作業方法,才能防止住戶權益受到侵害。 (6)裝修工程管理 住戶為了生活上的需要常會進行裝修,裝修過程中所產生的噪音、髒亂與頻繁的人員出入往往都可能對其他住戶造成困擾。此外,裝修如果牽涉到建築物結構的變動更是公共安全的潛在威脅,因此社區大樓需要對裝修工程進行管制才能有效維護住戶的生活品質。 公寓大廈應該在規約中加入裝修作業的相關限制規定,並配合良好的溝通機制讓住戶與工程人員完整清楚地了解裝修範圍的限制及如何配合管理委員會辦理各項裝修申請。 (7)確實的作業執行控制 公寓大廈管理事務繁雜瑣碎,如果缺乏系統化的規劃管理,實無法保障所有管理維護工作依照計畫確實執行。 社區大樓必須訂出年度、月份、每週和每日要執行的例行性工作項目並輸入電腦。管理服務人員在每個月初與每週開始時列印工作計畫表,依計畫執行各項工作。管理委員會只要透過服務人員每週與月份結束時所呈送的工作計畫表就可以完整掌握管理作業執行的狀況。 此外,管理委員會指派管理服務人員處理的專案性工作也應該使用電腦進行控制,管理委員透過每個月管理工作報表與管理委員會會議以充分了解專案工作處理的進度與作業中所遭遇到的困難。 公寓大廈內所有成員地位相等,缺乏軍隊或企業組織具備的強制性從屬關係,也不像社團藉著共同興趣會自然形成內部凝聚力。更不如政府機關擁有充沛的資源可以進行細密的分工。在社會各層級組織團體中,公寓大廈管理所具備的條件最為貧乏,所面臨到的挑戰卻最是嚴峻。 公寓大廈管理在社會層面經常遇到的障礙有: 住戶公共事務參與意願低落、無法形成公共決策, 住戶普遍缺乏公德心、無從建立公共秩序, 住戶觀念與做事方法錯誤、妨礙正常管理推展 要解決這些問題,最好的方法就是在制度層面、決策層面與執行層面都打下良好的管理基礎,建立起公平合理、崇尚法治的社會環境。帶動成員共同樹立相互尊重信任的良性循環。
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